Effektiv problemlösning är väsentligt för att på ett optimalt sätt driva ett företag eller organisation. Men hur uppnår man detta? Hur ser man till att alla anställda har den information de behöver för att kunna fatta rätt beslut och implementera nya och effektiva lösningar? Svaret är enkelt – man använder organisatoriskt inriktade och specialiserade IT-system som sömlöst kan anslutas till resterande delar av verksamheten. Här uppstår det dock vanligtvis ett ytterligare problem: hur ser man till så att integrationen av ett sådant system sker utan driftavbrott eller ohanterbara ökningar i systemkomplexitet? Och det är just här som ERP-integrering kommer in i bilden.
Vad är ERP-integrering?
Genom att integrera ERP-system som Oracles Netsuite med befintliga företagssystem kan man kartlägga större delar av verksamheten utan betydande investering. Att uppgradera och sammanfoga sina befintliga system genom ERP-integrering har potential att ge nya insikter i företagets drift och möjlighet att fatta mer informerade beslut. Med datainsamling och IT-översikt över majoriteten av verksamheten blir besluten dessutom mindre godtyckliga. Allting grundar sig i råa data.
ERP-integrering är benämningen på processen att integrera ett ERP-system med den befintliga programvaran som redan används på företaget. På större företag har man vanligtvis flera olika system som måste koordineras (på ofta klumpiga sätt). Genom att integrera dessa program med ett ERP-system eller ersätta dem, blir effektiviseras kommunikationen mellan avdelningar som i övrigt är fullständigt separata.
Så går ERP-integrering till i praktiken
ERP-integrering inleds alltid med en planeringsfas. Här handlar det om att undersöka hur företaget ska använda systemet, hur det ska underlätta befintliga processer, vilka program det ska kopplas ihop med och vilka som ska ingå i projektteamet som ansvarar för implementationen. Här ingår oftast projektledare, representanter från företagets olika avdelningar och IT-experter av olika slag.
När planeringen är fullbordad inleds ERP-integreringens huvudsakliga fas – implementationen. Det är väsentligt att de som faktiskt ska använda systemet kontinuerligt testar det och att man under utvecklingens gång undersöker hur det samverkar med andra företagssystem. När väl ERP-systemet är i fullt bruk är kontinuerliga stresstester också viktiga att utföra för att upptäcka nya problem.
Behöver din verksamhet ERP?
Även om ERP-system har många fördelar, är det inte alla företag eller organisationer som behöver det. Det är värt att nämna att trots att ERP-system har många fördelar, kan integrationen av sådant system vara kostsam. ERP-integrering går vanligtvis mycket smidigt, men som alltid när det rör människor, kan nya IT-system till exempel kräva ytterligare utbildning av anställda. Nödvändigheten av ett ERP-system minskar dessutom desto mindre företaget är.
Detta är system som är utformade för att hantera driften av stora verksamheter, underlätta problemlösning genom storskalig datainsamling och agera som en sorts förmedlare mellan företagsledningen, anställda och olika avdelningar. Det vill säga, inte någonting för småföretagaren.
Fördelar och utmaningar med ERP.
Ett ERP-system kommer med många fördelar, men att integrera det med befintliga system utgör också en betydande utmaning för hela företaget. Därför är det viktigt att planera ordentligt och att genomföra integrationen stegvist. När ett komplext system (ERP-systemet) ska sammanföras med ett annat redan komplext system (företaget) kan det naturligtvis uppstå oväntade problem. I dagsläget är dock ERP-integration en vanlig process och inte någonting man bör se på som en betydande risk.
